1. OBJETIVO:

Establecer las políticas y pautas para el tratamiento de datos personales, protegiendo el derecho que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar, suprimir datos o revocar la autorización de la información personal que ha sido almacenada sobre ellas en las diferentes bases de datos y archivos propiedad de CERECOL S.A.S., dando cumplimiento a la normatividad legal vigente.

2. ALCANCE:

La presente política será aplicable a los datos personales, financieros, crediticios, comerciales y de servicios registrados en cualquiera de las bases de datos de CERECOL S.A.S., cuyo titular de la información sea una persona natural o jurídica, partiendo desde la toma de autorización del tratamiento hasta el tramite de solicitudes hechas por los titulares de la información, brindando la debida protección de los datos.

3. RESPONSABLE:

El responsable de Tratamiento de los datos es la empresa CERECOL S.A.S. persona jurídica de derecho privado, domiciliada en la cuidad de Pereira – Risaralda, identificada con el NIT. 900.055.494-6, quien cuenta con los siguientes datos de contacto para que los titulares de la información realicen peticiones, consultas y reclamos: 

Dirección: Av. De las Américas, MERCASA Galpón 3 Bodega 1. 
Ciudad: Pereira, Risaralda. 
Teléfonos:  313 646 5238 – 313 646 5167
Correo electrónico:  gerencia@cerecol.com

4. DEFINICIONES:

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones y normatividad vigente, se aplicarán de manera armónica e integral las siguientes definiciones:

Acceso Restringido: Nivel de acceso a la información que es limitado a parámetros previamente definidos solo a personas autorizadas.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. Página 3 de 14

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, incluyen archivos físicos y digitales.

Dato Biométrico: Propiedades físicas, fisiológicas, de comportamiento o rasgos de personalidad, atribuibles a una sola persona y que son medibles.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales o de servicios.

Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, publica o privada que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Geolocalización: Capacidad para obtener la ubicación geográfica de un objeto como puede ser un teléfono móvil, un vehículo o una persona en un periodo de tiempo determinado.

Operador de Información: Persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la ley.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. POLÍTICAS:

• La información de que esta almacenada en las bases de datos de CERECOL S.A.S. es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades, publicas o privadas, operadores de información, terceros proveedores y contratistas, únicamente con el fin de cumplir con el propósito por el cual fue creada la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

• CERECOL S.A.S., busca proteger la información y bases de datos para que conserven su confidencialidad, integridad y disponibilidad, haciendo uso de los siguientes mecanismos. 
  • Acceso restringido a los datos registrados en el software contable, mediante la asignación de roles y perfiles de usuario a los diferentes niveles de autoridad dentro de la empresa. 
  • Cifrado y protección por contraseña de los equipos desde los que se realiza la consulta, registro y manipulación de los datos. 
  • Archivos físicos de única ubicación, que cuentan con candado y cuya llave solo es asignada a personal autorizado. 
  • Sanciones identificadas en el reglamento interno de trabajo para quienes den uso a los datos de forma diferente a lo consignado en esta política. 
  • Digitalización de bases de datos, creando un archivo digital del cual se tiene copia de seguridad. 
  • Cada área debe garantizar que en las prácticas de reciclaje de documentos físicos no se divulgue información confidencial ni datos personales, por lo que debe ser destruido y desechado todo documento descartado que contenga información que permita identificar a una persona. 
  • Socialización de las políticas y mecanismo a los colaboradores de la empresa. 
  • Otros mecanismos específicos para cada proceso dentro de la empresa.

• En cumplimiento de los deberes legales y según el Articulo 13 de la Ley 1581 de 2012, CERECOL S.A.S. podrá suministrar la información registrada a:
  – Los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, acreditando su identidad en forma suficiente.
  – Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 
  – Los terceros debidamente autorizados por el Titular o por la Ley.

• En el desarrollo de sus labores, CERECOL S.A.S. no entabla relaciones laborales ni comerciales con personas naturales identificadas como menores de edad, por lo que no tendrá bases de datos con información de niños, niñas y adolecentes. De llegarse a presentar, se solicitará al representante legal del menor, la debida autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, cuya opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
  
• CERECOL S.A.S. podrá solicitar huella dactilar impresa en el diligenciamiento de los documentos que son soporte de una vinculación laboral, comercial, legal o crediticia, este dato se recolecta con la finalidad de validar la identidad del titular a través de un operador biométrico o en forma directa, estas impresiones serán almacenadas en los archivos físicos y digitales, los cuales tienen acceso restringido.

• Las bases de datos administradas por CERECOL S.A.S. se mantendrán indefinidamente, mientras estas cumplan su propósito o mientras sean necesarias para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable.

5.1. Principios Rectores:

Para garantizar la protección de los datos personales durante su tratamiento, CERECOL S.A.S. aplicará de manera integral los siguientes principios rectores, tomados de la normatividad legal vigente en Colombia.

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

5.2. Derechos del Titular de la Información:

De conformidad con lo previsto en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tendrán los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CERECOL S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CERECOL S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por CERECOL S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la empresa CERECOL S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5.3. Deberes de CERECOL S.A.S. como Responsable y Encargado del Tratamiento

De conformidad con lo previsto en el Artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, CERECOL S.A.S. tendrá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la normatividad vigente.

j) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

m) Velar por que en el uso de los datos se preserven los derechos de los menores, en referencia a los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que esté autorizado el tratamiento de sus datos.

n) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

o) Permitir acceso a la información únicamente a las personas o instituciones autorizadas.

p) Comunicar al titular de la información, con 20 días de anticipación, que se realizará reporte negativo por no cumplimiento de obligaciones financieras obtenidas con la empresa.

q) Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

CERECOL S.A.S. consulta y reporta información de personas naturales y jurídicas en diferentes operadores de bancos de datos autorizados, por lo que también tendrá los siguientes deberes:

a) Garantizar que la información que se suministre a los operadores de los bancos de datos o a los usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.

b) Reportar de forma periódica y oportuna al operador, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

c) Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los operadores.

d) Asegurarse de no suministrar a los operadores ningún dato cuyo suministro no este previamente autorizado y cuando dicha autorización sea necesaria.

e) Informar al operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la misma, con el fin de que el operador incluya en el banco de datos una mención en ese sentido hasta que se haya finalizado dicho trámite.

f) Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada por los operadores de los bancos de datos, por las fuentes o los titulares de la información y utilizar la información únicamente para los fines para los que le fue entregada.

g) Conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, perdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.

5.4. Bases de Datos:

CERECOL S.A.S. recopila información y toma decisiones sobre el tratamiento de datos de las siguientes bases de datos:

5.4.1. Empleados:

Descripción: Contiene la información de personas naturales que poseen un vínculo laboral con CERECOL S.A.S.

Contenido: Los datos recopilados incluyen: Nombres, Apellidos, Tipo y Numero de Documento de Identificación, Números telefónicos fijos y móviles de contacto, Dirección de residencia, Correo electrónico, Fecha de Nacimiento, Hoja de Vida, Certificaciones de estudio y  experiencia, estado civil, composición familiar, dato biométrico (Huella Dactilar), datos de contacto de familiares en caso de emergencia, antecedentes, diagnósticos médicos y condiciones de salud, salarios y deducciones, soporte de afiliaciones a seguridad social.

Recopilación: La información para alimentar la base de datos proviene de: Hoja de vida entregada al momento de la convocatoria o entrevista, solicitudes directas desde Gestión Humana, entidades externas en cumplimiento de normatividad legal vigente, formularios recolectados por la empresa y diligenciados por el titular, encuestas, exámenes médicos ocupacionales, incapacidades médicas y soportes para la toma de licencias.

Finalidad: Los datos recolectados son usados para: Aplicación de filtros en los procesos de selección y contratación, contactarse con el titular para temas laborales, reporte de novedades y planilla de seguridad social, archivo estadístico, cumplimiento de normatividad legal vigente.

Vigencia: Hasta la finalización del vínculo laboral entre el titular y CERECOL S.A.S. donde el área encargada inactivará la información en el software y retirará carpetas físicas guardándolas en el archivo inactivo por 20 años más.

5.4.2. Clientes:

Descripción: Contiene la información de personas naturales y jurídicas que poseen un vínculo comercial con CERECOL S.A.S.

Contenido: Los datos recopilados incluyen: Nombres, Apellidos, Tipo y Numero de Documento de Identificación, Números telefónicos fijos y móviles de contacto, Dirección de notificación y de entrega, Correo electrónico, datos de contacto de las diferentes áreas o dependencias pertenecientes al titular, información de cupo y plazo de pagos, cantidad y frecuencia de compra, información financiera, crediticia, comercial y de servicios, medios de pago, dato biométrico (Huella Dactilar), copia de certificados de conformación y existencia.

Recopilación: La información para alimentar la base de datos proviene de: Visitas y llamadas para acercamientos comerciales, solicitudes directas por parte de las áreas contables y comerciales, formularios recolectados por la empresa y diligenciados por el titular o su representante legal, operadoras de información.

Finalidad: Los datos recolectados son usados para: Permitir el adecuado desarrollo comercial de CERECOL S.A.S., Clasificación de clientes, comunicación fluida y directa con los clientes para la toma y entrega de pedidos, envío de información referente a la empresa, cobro y recibo de dineros por las ventas realizadas, análisis y manejo de las operaciones, análisis de capacidad de endeudamiento, archivo estadístico, cumplimiento de la normatividad legal vigente.

Vigencia: Hasta la finalización del vínculo comercial entre el titular y CERECOL S.A.S. donde el área encargada inactivará la información en el software y el archivo físico se conservará por mínimo diez (10) años más.

5.4.3. Proveedores:

Descripción: Contiene la información de personas naturales y jurídicas que proporcionan servicios o productos a CERECOL S.A.S.

Contenido: Los datos recopilados incluyen: Nombres, Apellidos, Tipo y Numero de Documento de Identificación, Números telefónicos fijos y móviles de contacto, Dirección de notificación, Correo electrónico, datos de contacto de las diferentes áreas o dependencias pertenecientes al titular, frecuencias de entrega, información financiera y comercial, dato biométrico (Huella Dactilar), medios de pago, copia de certificados de conformación y existencia, catálogos, precios, fichas técnicas.

Recopilación: La información para alimentar la base de datos proviene de: Visitas y llamadas para acercamientos, muestras y cotizaciones, solicitudes directas por parte de las áreas contables y de compras, formularios recolectados por la empresa y diligenciados por el titular o su representante legal.

Finalidad: Los datos recolectados son usados para: Permitir la adecuada selección de proveedores de CERECOL S.A.S., actualización y adquisición de nuevas tecnologías, comunicación fluida y directa para la solicitud y recepción de pedidos, pago de dineros por las compras realizadas, análisis y manejo de las operaciones, archivo estadístico, cumplimiento de la normatividad legal vigente.

Vigencia: Hasta la finalización del vínculo entre el titular y CERECOL S.A.S. donde el área encargada inactivará la información en el software y el archivo físico se conservará por mínimo diez (10) años más.

5.4.4. Imagen y Video

Descripción: Operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción en tiempo real o posterior de imágenes fotográficas o de video, entre otras.

Contenido: Los datos recopilados incluyen: Imágenes fotográficas o de video de las personas determinadas y determinables que ingresan a las instalaciones donde opera CERECOL S.A.S.

Recopilación: La información para alimentar la base de datos proviene de: Sistema de video vigilancia instalado en cada una de los puntos de operación de CERECOL S.A.S.

Finalidad: Los datos recolectados son usados para: El monitoreo y la observación de las operaciones realizadas a lo largo del día dentro de las instalaciones de CERECOL S.A.S. con el objetivo de cerciorar la seguridad de los colaboradores, visitantes y bienes. En caso de presentarse condiciones anormales dentro de las instalaciones, fragmentos de video podrán ser usados para verificación de los sucesos. Estos datos son de acceso y circulación restringida.

Vigencia: Quince (15) días después de haber sido tomadas, el sistema de video vigilancia automáticamente elimina las grabaciones de forma permanente, en los casos en que un fragmento de grabación sea usado para verificación de anomalías, este fragmento existirá hasta que se dé por cerrado el caso.

CERECOL S.A.S. respetando la dignidad y demás derechos fundamentales de las personas, instaló los elementos de vigilancia reconocibles a simple vista y garantiza que no instaló ni instalará elementos de grabación del Sistema de Video vigilancia en lugares donde los datos recolectados puedan afectar la imagen, y la vida privada e íntima de las personas.

5.4.5. Geolocalización

Descripción: Contiene la información de los recorridos realizados por los vehículos pertenecientes a CERECOL S.A.S.

Contenido: Los datos recopilados incluyen: Ubicación en tiempo real, kilometraje recorrido, rutas tomadas, tiempo en que el vehículo estuvo encendido o detenido, excesos de velocidad, tiempo de recorrido de un punto a otro.

Recopilación: La información para alimentar la base de datos proviene de: Sistema Integral de Localización GPS y Administración Logística para rutas de vehículos (GMYS Monitoreo Satelital) contratado por CERECOL S.A.S. e instalado en cada uno de los vehículos propios.

Finalidad: Los datos recolectados son usados para: El monitoreo, análisis y observación de las operaciones realizadas a lo largo del día con los vehículos de CERECOL S.A.S. con el objetivo de cerciorar la seguridad de los conductores, auxiliares, mercancía y vehículos. En caso de presentarse condiciones anormales en la operación de los vehículos, los registros de datos tomados durante periodos de tiempo específicos podrán ser usados para verificación de los sucesos. Estos datos son de acceso y circulación restringida.

Vigencia: Seis (06) meses después de haber sido tomadas, el sistema de monitoreo automáticamente y de manera permanente elimina los registros, en los casos en que los registros tomados en un periodo de tiempo específico sea usado para verificación de anomalías, este registro existirá hasta que se dé por cerrado el caso.

6. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTOS:

A continuación se describirán los diferentes medios para que los Titulares otorguen autorización, consulten, actualicen o eliminen sus Datos Personales en CERECOL S.A.S.

6.1. Medidas para Obtener Autorización:

Para la obtención de la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado, CERECOL S.A.S. se valdrá del documento físico o electrónico diligenciado por el titular, el cual tiene como título FORMULARIO PARA LA CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TERCEROS, que permite su prueba, consulta y verificación. En ningún caso el silencio podrá asimilarse como aceptación al tratamiento de datos.

La autorización de los Titulares para el tratamiento de imágenes y grabaciones, se realiza a través de avisos distintivos en las zonas de video vigilancia, principalmente al ingreso de los lugares que están siendo monitoreados, igualmente los vehículo con GPS tendrán un aviso informativo en su interior.

6.2. Consulta de Información:

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, acreditando su identidad en forma suficiente, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las bases de datos de CERECOL S.A.S. La empresa deberá suministrar la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. 

La consulta no generará ningún cobro y se podrá formular por medio de comunicación escrita debidamente radicada en la dirección de la oficina principal en Av. De las Américas, MERCASA Galpón 3 Bodega 1 de Pereira – Risaralda, o por medio electrónico a la dirección gerencia@cerecol.com.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.3. Actualización y Rectificación de Datos:

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, acreditando su identidad en forma suficiente que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, rectificación o actualización, podrán presentar una solicitud ante CERECOL S.A.S.

La solicitud no generará ningún cobro y se podrá formular por medio de comunicación escrita debidamente radicada en la dirección de la oficina principal en Av. De Las Américas, MERCASA Galpón 3 Bodega 1 Pereira – Risaralda, o por medio electrónico a la dirección gerencia@cerecol.com, la comunicación deberá contener la identificación del titular (o legitimación si se actúa en representación del titular), la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección de notificación y los documentos que sustenten la solicitud. 

La solicitud será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, en los cuales CERECOL S.A.S. realizará las respectivas rectificaciones y actualización de datos. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.4. Eliminación de Datos Personales y/o Revocatoria de la Autorización:

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, acreditando su identidad en forma suficiente que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de supresión o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes del responsable del tratamiento de datos, podrán presentar un reclamo ante CERECOL S.A.S. 

El reclamo se podrá formular por medio de comunicación escrita debidamente radicada en la dirección de la oficina principal en Av. De Las Américas, MERCASA Galpón 3 Bodega 1 Pereira – Risaralda, o por medio electrónico a la dirección gerencia@cerecol.com, la comunicación deberá contener la identificación del titular (o legitimación si se actúa en representación del titular), la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos que sustenten el reclamo. 

Una vez se tenga el reclamo completo, este será atendido en un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días, hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CERECOL S.A.S. no procederá con la reclamación en aquellos casos en los que el tratamiento de la información personal sea requerido para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

6.5. Reclamaciones Sin Cumplimiento de Requisitos Legales:

En caso de que las consultas, actualizaciones o reclamaciones no presenten información suficiente para acreditar la identidad del titular, su causahabiente o su representante legal, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes, transcurridos dos (02) meses desde la fecha de la solicitud sin que el reclamante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

7. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA:

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de CERECOL S.A.S. rige a partir del día de su firma y estará vigente mientras se encuentren activas las bases de datos a las que hace referencia.

CERECOL S.A.S. se reserva el derecho de modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley, pudiendo ser consultadas en la página web www.cerecol.com. 

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CAYETANO BUITRAGO CÁCERES
Representante Legal

CERECOL S.A.S.
Noviembre de 2021

Elaborado por: Angela María Castañeda Quintero (Ingeniera Industrial)
Revisado por: Dora Cristina Blandón Valencia (Asesora Externa Talento Humano).